Prowadzenie firmy, również takiej, która skupia relatywnie małą ilość osób, nie jest zadaniem łatwym. Największe znaczenie ma przede wszystkim bezproblemowa komunikacja pomiędzy pracownikami, zwłaszcza jeśli chodzi o te same zadania. Znakomitym rozwiązaniem, które na pewno ułatwi działanie każdej firmy, niezależnie od branży w jakiej funkcjonuje, jest system elektronicznego obiegu dokumentów.
Opracowanie: Intel Free Press
Zaczerpnięte z: http://www.flickr.com
Dzięki niemu,
dokumenty mogą być natychmiast dostępne tym osobom, które ich faktycznie potrzebują, a nie zalegać na biurku jednego pracownika. To nie tylko duża wygoda i oszczędność czasu, ale także szansa na wzrost efektywności w pracy. Takie systemy są współcześnie codziennością i posiada je zdecydowana większość firm.
Ogromne znaczenie ma też minimalizowanie kosztów, jakie dotyczą
zarządzania dokumentami w ich normalnej, papierowej formie. Takie dokumenty trzeba nie tylko wydrukować, ale również odpowiednio przechowywać, co oznacza wymóg wyposażenia biura w regały, koszulki foliowe i segregatory. Dodatkowo, poszukiwanie potrzebnego dokumentu jest zdecydowanie trudniejsze i zajmuje więcej czasu. Nie należy się dlatego dziwić, że systemy elektroniczne z roku na rok wyróżniają się coraz większą popularnością.
Okazuje się, że pracownik administracji prawie połowę swojego czasu musiałby poświęcać na odpowiednie zarządzanie
TOC+ dokumentami, gdyby nie posiadanie
systemu w postaci elektronicznej. Aktualnie na rynku proponowany jest zróżnicowany wybór oprogramowania przeznaczonego do elektronicznego obiegu dokumentów, toteż na pewno każda osoba będzie potrafiła odnaleźć coś odpowiedniego dla siebie.